Quelle que soit votre industrie, organiser une soirée VIP est un excellent moyen de connecter avec ses meilleurs clients, prospects ou partenaires. Si vous parvenez à les impressionner et à les mettre en valeur, alors les retombées pour votre entreprise seront extrêmement positives. Toute la difficulté est justement d’organiser un événement original qui plaît à vos convives VIP. Dans cet article, non seulement vous trouverez des conseils d’organisation, mais aussi des idées d’événement afin de mettre toutes les chances de votre côté.
3 défis à relever lors de l’organisation de soirée VIP
Difficile à impressionner
Les VIP sont généralement très sollicités par les différents acteurs d’un marché. Les marques et entreprises se mettent à genoux pour leur offrir des expériences toujours plus extravagantes. Votre premier défi est donc d’organiser une soirée VIP qui parvienne à impressionner vos convives, tout en restant dans votre budget.
La moindre erreur peut coûter cher
Les VIP ont souvent de l’argent et également de l’influence. Tant qu’ils aiment votre marque, en plus d’être des clients, ce sont d’excellents ambassadeurs. Mais l’inverse est vrai également. S’ils sont déçus, non seulement ils arrêteront d’acheter chez vous, mais il y a des risques qu’ils partagent leur insatisfaction auprès de leur entourage. Or, le cercle VIP est souvent un petit monde, c’est donc une chose que vous voulez éviter.
Pour cette raison, c’est important de dorloter vos VIP. Il faut absolument qu’ils repartent ravis. Or, comme discuté ci-dessus, ils sont sur-sollicités et certains d’entre eux (à juste titre) sont plus exigeants. Vous ne pouvez donc pas vous permettre de faire un événement moyen ou de faire preuve d’un manque de considération.
L’organisation d’une soirée VIP est différente d’un événement standard
Vous avez l’habitude d’organiser des événements avec un public « normal » ? Dites vous qu’un événement VIP est vraiment différent, et ce à plusieurs niveaux :
- Les standards sont plus élevés : que ce soit la nourriture, le lieu, les animations… Tout doit être un cran au-dessus du standard habituel.
- Un aspect sécurité non-négligeable : cela n’est pas toujours vrai (tous les VIP n’ont pas besoin de sécurité), mais c’est un aspect crucial pour certains invités.
- Votre rapport vis-à-vis des invités n’est pas le même. Si la phrase « le client est roi » est raisonnable, son importance est décuplé lorsqu’on parle de VIP. Rappelez-vous que ce sont eux qui vous font une faveur en venant à votre événement. Pas l’inverse.
Si vous n’avez pas l’habitude d’organiser ce type d’événement, il faut alors changer ses habitudes et pratiques pour s’adapter aux exigences d’une soirée VIP.
5 conseils pour organiser une soirée VIP
1. Créer des partenariats avec des marques du même univers
Un événement VIP peut coûter cher si vous l’organisez seul. Il est donc bien plus avantageux de l’organiser à plusieurs d’autant plus qu’un bon partenariat offre des bénéfices supplémentaires:
- Vous partagez les contacts et c’est l’occasion de trouver de nouveaux clients VIP.
- Les coûts sont partagés : un partenaire peut prendre en charge le vin et le champagne tandis que l’autre prend en charge la nourriture par exemple.
- Vous offrez deux expériences au lieu d’une ce qui rend votre événement encore plus mémorable.
Évidemment, la difficulté est de trouver le partenaire qui comprenne le prestige de votre marque et qui s’adresse à une cible similaire que la votre. Le choix d’un mauvais partenaire peut être désastreux pour votre soirée VIP.
2. Garantir et coordonner la sécurité de vos invités
Certains VIP sont de vraies cibles pour les agresseurs et pour plusieurs raisons :
- L’argent
- L’aspiration politique
- La célébrité
Votre responsabilité est donc d’assurer la sécurité de vos invités. Ça ne s’improvise pas, la plupart du temps, il faut faire appel à des sociétés spécialisées comme Securitas. Certains VIP viendront avec leur propre équipe de sécurité. Veillez à bien vous coordonner avec ces dernières.
3. Penser au moindre détail
Tout le monde vous pardonnera quelques négligences dans un événement standard. Il n’y a rien de mal d’oublier tel ou tel détail. Organiser une soirée VIP ne demande pas la même exigence. S’il arrive également que tout ne soit pas parfait (l’erreur est humaine), le perfectionnisme et le rigueur doivent rester les maîtres mots. Vous devez penser à tout. Voici une liste non-exhaustive des choses à ne pas oublier : parking (avec valets si besoin), vestiaire, carton d’invitation élégant, accès VIP prioritaire à l’événement, salle de repos réservée au VIP… Bien que tous les VIP n’aient pas les mêmes besoins, vous devez proposer une qualité de service supérieur à une soirée normale.
4. Personnaliser votre événement
Personnaliser un événement à l’image de votre marque a un impact formidable sur vos VIP. Cela montre que vous avez mis les moyens. De plus, la personnalisation favorise l’attachement à votre marque : les émotions positives générées par l’expérience seront associées à votre entreprise.
Si c’est efficace de personnaliser un événement à votre image, le personnaliser en fonction de vos VIP est encore plus marquant. Comme mentionné précédemment, c’est important de mettre vos VIP en valeur pour leur montrer leur importance. Toutes les considérations à leur égard sont donc les bienvenues. Voici plusieurs idées de personnalisation lors de votre soirée VIP :
- Offrez une animation de magie digitale où il est possible de mettre en avant vos logos ou produits. Par exemple, un magicien peut faire apparaître de façon magique un produit/goodies que vous offrez ensuite à vos invités.
- Gravez le nom de vos invités sur une bouteille de spiritueux prestigieuse. C’est une belle touche d’attention qui fera forcément plaisir. La plupart des belles marques de spiritueux proposent cette option.
- Plus simplement, vous pouvez avoir une décoration adaptée en fonction du goût des VIP si vous les connaissez bien.
5. Être pointilleux sur la liste des invités
Quand vous organisez une soirée luxe en présence de VIP, vous ne pouvez pas inviter n’importe qui. Il vaut mieux privilégier un petit événement avec les bonnes personnes, plutôt qu’une grande soirée où tout le monde est mélangé. Si vous êtes dans le cas où vous invitez énormément de monde, alors faites bien la séparation pendant l’événement. Mettez les VIP à une table à part, donnez-leur le meilleur emplacement, remercier les publiquement de leur présence… D’une façon ou d’une autre, il faut leur offrir une expérience différente et privilégiée par rapport aux autres convives.
7 idées d’événement VIP
Lorsque vous organisez une soirée VIP, l’objectif est de créer une expérience. Ce n’est pas suffisant de « juste » faire un événement. L’efficacité du marketing expérientiel n’est plus à démontrer et elle s’applique parfaitement aux VIP :
- Le VIP va s’attacher à votre marque parce qu’il sera impliqué autant physiquement que psychologiquement.
- Vous pouvez être certains que vos invités prendront des photos de l’expérience et les partageront auprès de leur réseau.
- Une expérience est toujours plus mémorable et appréciée.
Pour cette raison, vous trouverez ici une liste d’idées pour offrir une expérience incroyable à vos VIP.
1. Dégustation de produits gourmets
Tout le monde apprécie la bonne nourriture et boisson, même les VIP. C’est donc toujours une bonne idée d’offrir une expérience de dégustation. C’est d’autant plus intéressant que ce n’est pas évident d’apprécier un produit à sa juste valeur quand on ne le connaît pas. Vous pouvez donc apporter de la valeur ajoutée à vos convives en les aidant à mieux apprécier la dégustation. Par exemple, la meilleure façon de savourer du caviar, un verre de Louis XIII ou un grand millésime, c’est d’être accompagné par un professionnel qui connaît son sujet et vous explique l’histoire du produit. Ainsi, vous régalez les pupilles de vos VIP, mais vous les faites rentrer dans un univers nouveau dont ils se rappelleront pendant longtemps.
2. Transport de luxe
Et si vous proposiez à vos invités VIP de venir les chercher à la soirée avec un moyen de transport sensationnel ? Rien de mieux pour commencer une soirée, sans compter que vous leur ferez vivre une véritable expérience. Par exemple, vous pourriez imaginer leur offrir un voyage en Ferrari, jet privé, yacht, limousine… Tout est possible.
3. Vente aux enchères
Une vente aux enchères est toujours stressante à organiser. La crainte est de proposer des lots que personne ne veut acheter. La deuxième difficulté d’un tel événement, c’est justement de trouver des lots assez intéressants pour une audience VIP. Ce n’est donc pas un événement que vous organisez à la dernière minute.
Cela étant dit, pour avoir participé à plusieurs ventes aux enchères, le succès a toujours été au rendez-vous. Les invités participent souvent avec plaisir et c’est un moyen pour eux de montrer leur générosité. Deuxièmement, une vente aux enchères est une animation qui se suffit à elle-même. S’ils se prennent au jeu, vos VIP ne s’ennuieront pas, bien au contraire !
4. Faire intervenir des célébrités en conférence
Les VIP sont des gens comme tout le monde, ils aiment se cultiver et apprendre de nouvelles choses. Organiser une conférence est donc une idée sûre et qui intéressera vos participants. La seule différence, c’est que vous avez besoin d’un conférencier qui est à la pointe de son domaine. Idéalement, s’il est célèbre, c’est encore mieux. Encore une fois, vous avez compris, vous voulez montrer à vos VIP qu’ils sont importants. Pour y arriver, vous devez trouver un conférencier qui réponde à ce besoin.
5. Accès exclusif à des artistes
À l’instar des conférenciers célèbres, si vous parvenez à réserver un artiste de classe internationale pour vos invités VIP seulement, alors vous ferez des heureux. Par exemple, imaginez un concert d’Ibrahim Malouf en live : ça apporte du prestige à votre soirée VIP, mais aussi une touche d’élégance et d’originalité.
6. Faire essayer des bijoux ou montres de grande valeur
Dans les idées précédentes, je vous ai parlé de faire des partenariats avec des marques d’alcool, de food ou de voiture, mais la joaillerie et de l’horlogerie sont également des univers attrayants et fascinants. Par exemple, si vous voulez faire découvrir vos bijoux à une cible VIP, alors invitez-les à un cocktail durant lequel vous leur prêtez vos plus bijoux. Pour certaines personnes, c’est une expérience en soi de porter des bijoux ou montres magnifiques.
7. VIP secret
Vous voulez vraiment surprendre vos VIP ? Alors organisez un événement secret : lieu inconnu, animation surprise, intervenants prestigieux mais vous ne dévoilez pas leur nom… Vous avez compris. L’idée est de capter leur attention un maximum avec un événement insolite.
Évidemment, si vous faites ce choix, il faut être certain à 200% que ce que vous avez prévu plaira à vos convives. C’est le risque de tout faire surprise, c’est de monter les attentes à un tel niveau que vous n’êtes pas capable d’y répondre.
Conclusion
Organiser une soirée VIP est une excellente opportunité pour créer du lien avec ses meilleurs clients, partenaires ou prospect. Les points clés à retenir pour y parvenir sont de:
- Créer une expérience et pas uniquement un événement
- Élever les standards à tous les niveaux
- Montrer à vos VIP qu’ils sont importants au risque de leur manquer de respect
Si c’est la première fois que vous organisez une soirée VIP, trouvez un partenaire de confiance qui a l’habitude d’en organiser. Vous augmentez ainsi les chances que tout se passe bien et que vos VIP soient ravis de leur soirée.