Comment organiser un événement professionnel en 9 étapes ?

Organiser un événement professionnel est l’occasion de renforcer l’image de son entreprise, de fédérer une équipe ou de séduire de nouveaux clients. Pourtant, sans une préparation rigoureuse, le risque d’imprévus peut compromettre son succès. Alors, comment organiser un événement professionnel de manière efficace et sans stress ? De la définition des objectifs à la gestion du jour J, cet article vous guide pas à pas pour assurer une organisation fluide et un impact maximal.

Organiser un événement professionnel pas à pas

1. Définir l’objectif de l’événement

Connaître l’objectif de son événement influence toutes les décisions organisationnelles pour la suite. Est-ce que vous voulez créer de la cohésion, partager les valeurs de l’entreprise, séduire de nouveaux prospects et partenaires ? Cela vous facilitera la prise de décision sur le lieu, les animations et l’expérience que vous voulez faire vivre aux participants.

Les outils pour une bonne définition des objectifs

Vous pouvez bien sûr vous aider de la structure SMART :

Spécifique
Mesurable
Atteignable
Réaliste
Temporellement défini

Par exemple, « organiser un événement pour faire connaître sa marque » est un mauvais objectif. En revanche, « organiser un événement networking fin octobre réunissant 100 entrepreneurs afin d’augmenter la base de prospects de 30% » est un bon objectif. Si l’objectif n’est pas clair pour vous, vous pouvez aussi demander aux futur participants quelles sont leurs attentes grâce à un outil comme Google Form ou Typeform.

Enfin, c’est important de connaître en amont la façon dont vous allez mesurer le succès de l’événement :

Nombre de participants (utiliser des billetteries en ligne comme Weezevent ou Eventbrite)
Taux d’engagement – temps moyen de présence, interaction sur les réseaux sociaux
Nombre de leads générés – nombre d’email collectés
Satisfaction des participants – en faisant une enquête de satisfaction à la fin de l’événement.

2. Établir le budget

Organiser un événement peut vite engendrer des frais. Sans un cadre budgétaire précis, vous risquez de faire chauffer le portefeuille. Évidemment, ce n’est pas toujours facile de savoir combien coûte un événement avant d’avoir fait différents devis, c’est pour cela qu’il faut se donner une marge et rester flexible. Les principaux postes de dépenses sont :

La salle ou le lieu réservé
Le traiteur
Décoration, matériel
Animations et intervenants
Communication et marketing
Frais administratifs comme la sécurité, l’assurance, autorisations…
Goodies, cadeaux

Pour rentrer dans son budget, différentes possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez faire payer l’entrée, trouver des sponsors, et enfin négocier avec les différents prestataires.

3. Choisir la date et le lieu

Avant de lancer dans la suite de l’organisation, vous avez besoin de valider au plus tôt la date et le lieu de l’événement. Comment organiser un événement professionnel sans ses informations ? Ce n’est pas possible ou plutôt très risqué. Certains lieux sont très demandés et difficiles à obtenir. Ce sont parfois eux qui vous imposeront une date pour votre événement.

Bien choisir la date

Les moments à éviter :

Évitez les périodes de vacances scolaires
Évitez également les jours où l’équipe de France de Foot ou de Rugby joue. Les gens choisiront le match, vous ne gagnerez pas. De façon générale, regardez s’il ne se passe rien d’important ce jour-là.

Parfois, vous devez également jongler entre les disponibilités de la salle, mais aussi des intervenants si ces derniers sont indispensables. N’hésitez pas à utiliser des outils comme Doodle.

Bien choisir le lieu

Pour le lieu, tout dépend de l’événement organisé mais voici les principaux points à considérer :

L’accessibilité – parking, facile d’accès en transport en commun
La capacité d’accueil – avoir une salle ni trop grande ni trop petite
Pour les événements en extérieur, quel est le plan B en cas de mauvaise météo.
Est-ce que le lieu est équipé en matériels et en services : wifi, diapositive, micro…

4. Organiser le déroulement de l’événement professionnel

Une fois la salle et la date validée, il faut passer au déroulé de l’événement. C’est ça qui vous permettra de savoir ce que vous voulez comme prestataire et interventions. Commencez par élaborer un programme détaillé : accueil, discours, animations, pauses… Si vous souhaitez imposer un thème lors de l’événement, c’est le moment de le dire. Les erreurs à éviter :

Ne prévoyez pas un timing trop serré. Généralement, les animations et les discours durent plus longtemps que prévu.
A l’inverse, évitez les temps morts qui durent trop longtemps également.
Qui dit événement professionnel, dit moment sérieux. Si ces temps sont effectivement indispensables, c’est important de varier ces moments avec d’autres temps plus détentes et divertissants.

5. Gérer la logistique et les prestataires

Les dés sont jetés. Vous avez réservé un lieu et bloqué une date. Maintenant, il faut envoyer les invitations au plus tôt. Le plus simple est de les envoyer sous format numérique. Si vous n’avez pas trop de participants, vous pouvez tout gérer manuellement. Pour les grands événements, il est préférable d’utiliser des outils d’automatisation comme Weezevent. Les erreurs courantes :

Envoyer les invitations trop tard.
Négligez le design. Des outils existent comme Canva. Des templates sont disponible également dans les outils d’emailing comme Get Response ou MailChimp. Sans être un professionnel du design, vous pouvez faire un design simple et beau.
Oublier de vérifier les liens d’inscription.

Trouver et réserver les différents prestataires

C’est également le temps de trouver et contacter différents prestataires pour votre événement : le traiteur et les animations pendant l’événement. Avec le traiteur, assurez vous qu’il puisse s’adapter à votre déroulé et que le lieu dispose de tous les équipements nécessaires pour la cuisine. Pour les animations, vérifiez le matériel dont ils ont besoin et si le lieu peut les accueillir. N’hésitez pas à mettre les responsables du lieu directement en contact avec les animations.

Définir les rôles de chacun

Si vous avez une équipe à disposition, alors profitez en et attribuez leur à tous un rôle pendant le jour J : vestiaire, accueil, distribution des goodies, accueil des prestataires, un responsable technique… Ce n’est pas une chose que vous voulez gérer le jour J.

6. Assurer la communication et la promotion

Une fois votre super programme validé et vos prestataires bookés, il faut s’assurer d’avoir du monde lors de l’événement. Pour cela, différentes actions vous attendent :

Envoyer régulièrement des relances et des rappels aux participants. N’hésitez pas à les appeler si vous n’obtenez pas de retours pas email.
En fonction des événements, vous devez toucher des participants que vous ne connaissez pas. Dans ce cas, les réseaux sociaux sont vos amis. La promotion et la mise en avant sur le web est un métier, n’hésitez pas à faire appel à une agence de communication pour ça.
Créer des supports de communication rien que pour l’événement : site web, affiches, emailing.

7. Prévoir des animations et interactions

Quel que soit votre événement, vous ne voulez pas avoir des participants qui s’ennuient. Les temps morts sont vos ennemis. Pour y remédier, il suffit d’engager son auditoire. Pas besoin de les solliciter pendant tout l’événement, mais c’est important de prévoir des temps forts où les gens participent.

Exemple d’activités et d’outils que vous pouvez utiliser pour créer de l’engagement :

Quiz interactif : avec des outils comme Slido ou Mentimeter, les participants peuvent interagir directement depuis leur smartphone et les résultats s’affichent en temps réel.
Questions & Réponses : En utilisant X ou Slido, donnez la possibilité aux participants de poser des questions en live à l’intervenant.
Activité de Brainstorming : avec des outils comme Klaxoon, vous pouvez collaborer sur des ateliers visuels en ligne. Cela permet à plus de gens de participer avec les avantages du digital. Cela étant dit, un atelier classique avec paper board et post it fonctionne aussi très bien.
Animations interactives : vous pouvez mettre en place des animations comme un caricaturiste ou magicien qui déambulent dans la salle pour engager avec les participants.

Les erreurs fréquentes sur cette phase sont les suivantes :

Évitez de faire durer les sessions de quiz ou Q&A trop longtemps. Généralement, 20 minutes c’est bien.
Ne surchargez pas l’événement avec trop d’animations non plus. Le mieux est l’ennemi du bien.

8. Organiser et gérer l’événement professionnel le jour J

Le jour J est arrivé. Si vous avez suivi toutes les étapes sur comment organiser un événement professionnel, alors tout devrait rouler. Maintenant, les imprévus sont toujours arrivés. Il faut donc rester attentifs. Voici une liste de vos tâches le jour J :

Accueil : assurez vous que l’équipe d’accueil est briefée (les badges, les informations pratiques) et que la signalétique est bien installé (les panneaux d’orientations, les écrans…).
Matériel : tester le son et les différents équipements (sonorisation, micro, projecteur, lumière) idéalement la veille et au pire au moins deux heures avant.
Coordination avec les prestataires : contactez tous les prestataires idéalement la veille pour confirmer leur heure d’arrivée et leur donner les informations nécessaires (plan d’accès, badge, contact sur place, repas…). L’idéal est d’avoir une personne qui ne s’occupe que des prestataires.
Gestion du déroulé : il reste encore à animer l’événement. Pour cela, vous pouvez faire appel à un maître de cérémonie. Si vous le faîtes vous même, plusieurs missions vous attendent :
- La gestion du temps : c’est à vous de vous assurer que le timing est respecté.
- L’introduction des différents intervenants et gérer les transitions.
- L’animation des Q&A, des quiz
Fin de l’événement : c’est presque le temps de souffler, il faut veiller à ce que tout soit bien démonter et que la salle soit laissée en ordre. Généralement, c’est le rôle des prestataires.

9 . Analyser et assurer le suivi post-événement

L’événement est passé, le plus dur est fait. Maintenant, il faut faire le point. C’est crucial afin de mesurer le succès de l’événement et d’en tirer des enseignements pour faire mieux la fois suivante. Les informations qui vous intéressent sont les suivantes :

Est-ce que l’objectif a été atteint ? Faire le bilan sur les chiffres.
Avoir un retour des participants via un questionnaire de type Google Forms ou SurveyMonkey : Est-ce que les animations étaient bien ? Est-ce que l’intervenant était intéressant ?
Renforcer le lien avec les participants en leur envoyant un message de remerciement, voire un colis de remerciement avec un petit cadeau.
Communiquer sur les réseaux pour montrer une image dynamique de l’entreprise. Si vous avez fait venir un vidéaste, vous pouvez partager la vidéo teaser de l’événement.

Conclusion pour l’organisation d’un événement professionnel réussi

Réussir un événement professionnel repose sur une organisation minutieuse : définir un objectif clair, établir un budget, choisir un lieu adapté, planifier un programme engageant et assurer une communication efficace. En anticipant chaque étape et en restant flexible face aux imprévus, vous maximisez vos chances de succès. Maintenant que vous avez toutes les clés en main, il ne vous reste plus qu’à vous lancer et faire de votre événement un moment inoubliable !